技巧 | 用 SeaTable 的“通用外部应用”实现外部协作人填写指定字段

工作中经常遇会到这种情况，表格里已有基础字段的信息，需要让别人来填写其他字段的信息。比如供应商管理表格中已经填写了供应商名称、类型等字段信息，需要让每个供应商来填写自己的联系人、职务、电话等其他信息。这就是让外部协作人填写指定字段的一种场景。

在 SeaTable 表格中，对于团队内部，可以用“共享视图”来实现；对于团队外部，可以通过“通用外部应用”来实现。

“通用外部应用”可以让用户在表格的基础上创建一个应用，用于提供给团队外部的用户使用。 一个通用外部应用可以看做是对表格内数据的另一种展示形式。一个表格适合内部小范围的协作，一个应用则适合让外部大量用户来使用。

下面，以供应商信息管理为例，来看如何实现外部协作人填写指定字段。

思路

  1. 在已有表格上创建一个通用外部应用，发送其邀请链接给外部协作人，让他们加入到应用中。
  2. 把外部应用中的账号一键自动同步到表格的新的子表中。
  3. 在表格中增加一个协作人列，为行选择协作人账号或从同步的账号中复制。如果该行的外部协作人是A，那就复制A。
  4. 在外部应用上增加一个表格页面，增加预过滤等条件，实现让每个外部用户只能查看和填写自己的行。

实现

第一步：建立表格

把内部已填写字段的权限设置为“任何人都不能修改”或“管理员”可修改；中间的几个字段指定外部供应商填写。并为外部账号建立一个“协作人”类型的字段“供应商账号”。

第二步：在表格上建立外部应用

从表格的“插件——外部应用”中添加“通用外部应用”。

进入外部应用的设置界面后，增加一个表格类型页面。

数据设置：

页面权限：

第三步：发送邀请链接并将用户同步到表格

进入应用的“用户和角色管理”界面，可以按需设置角色名称。然后选择角色并把邀请链接发给外部的协作人。

然后一键将用户同步到表格，即把外部供应商的账号导入到表格中的新子表。

将外部用户同步到表格：

将上图中”User“列的供应商账号 Ctrl+C 到”供应商账号“列的关联行：

实现效果

供应商也就是外部协作人，通过外部应用的邀请链接或二维码进入应用页面后，只能查看自己的信息，并且只能填写和修改指定字段的信息。

总结

本技巧适用于表格已有一些基础字段的信息，需要让外部协作人填写其他指定字段的信息，并且只能填写和修改自己行的指定字段的信息；

如果是单纯的数据收集场景，即内部不需要在表格上展示某些字段的已填信息，仅需要让填写人可以在表格上填写一行或多行，且只能查看、填写和修改自己的行信息，那么可以使用 SeaTable 的“数据收集表”功能。

Last modified by seatable, 2023-02-28

思路
实现
第一步：建立表格
第二步：在表格上建立外部应用
第三步：发送邀请链接并将用户同步到表格
实现效果
总结